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Comprendre la facturation électronique : grands principes et planning
Facturation électronique : de quoi parle-t-on ?
La facturation électronique, ou e-invoicing, consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous un format dématérialisé et structuré, via une plateforme agréée par l’État. Cette réforme s’applique pour toutes les opérations B2B entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Les factures doivent respecter des formats structurés (Factur-X, UBL, CII), garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données échangées.
À retenir :
- 1er septembre 2026 :
- obligation de réception pour toutes les entreprises,
- et obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI.
- 1er septembre 2027 :
- obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Identifiez les bénéfices d’une approche optimisée
Dans le secteur viticole, les entreprises sont concernées à la fois par l’e-invoicing et l’e-reporting, car leurs clients sont des particuliers et des professionnels.
✔️ E-invoicing : concerne les transactions domestiques B2B entre assujettis à la TVA.
→ Transmission automatique des factures et de leurs statuts à l’administration via une plateforme agréée.
✔️ E-reporting : concerne les transactions internationales et B2C.
→ Obligation de déclarer les opérations réalisées avec des clients particuliers ou étrangers :
- B2C : transmission quotidienne du chiffre d’affaires et des paiements.
- B2Bi (UE et hors UE) : déclaration des factures en autoliquidation ou exonérées, et des encaissements de prestations de services.
Pourquoi cette réforme ?
L’objectif de l’État est double :
✔️ Moderniser et sécuriser les échanges : lutte contre la fraude à la TVA, simplification des déclarations de la TVA (pré remplissage), réduction des erreurs et des délais de paiement.
✔️ Simplifier la gestion : moins de papier, moins de ressaisies, meilleure traçabilité et archivage facilité.
Mais au-delà de la conformité, la facturation électronique représente une opportunité de modernisation :
– Un gain de temps administratif
– Une meilleure visibilité sur la trésorerie et une simplification des contrôles fiscaux
– Une conformité renforcée, notamment sur les mentions obligatoires
Quelles obligations légales selon quel calendrier ?
📅 Calendrier officiel
– 1er septembre 2026 :
- Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
- obligation d’émettre pour les grandes entreprises et ETI (entreprises +250 employés et/ou CA > 50M€ par SIRET).
– 1er septembre 2027 :
- obligation d’émettre pour tous, y compris les PME, TPE et micro-entreprises.
⛔ Sanctions
En cas de non-respect, une amende de 15 € par facture (plafonnée à 15 000 € par an) pourra être appliquée.
⚖️ Articles de loi
Article 26 de la loi n°2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022, modifiée par l’article 91 de la loi n°2023-1322 de finances pour 2024.
📝3 normes AFNOR
XP Z12-012: Facture Électronique (31-07-2025)
XP Z12-013: Les API normées (21/05/2025)
XP Z12-014: Les cas d’usages B2B (31-07-2025)
Acteurs et processus de la facturation électronique
Seules les Plateformes Agréées (PA, Ex PDP) pourront dialoguer avec l’administration fiscale à travers le PPF pour envoyer et recevoir des factures et échanger les statuts d’évolutions des factures (e-invoicing & e-reporting).
Le cycle de vie d’une facture comprend plusieurs statuts obligatoires :
– Rejetée
– Déposée
– Refusée
– Encaissée
D’autres statuts sont facultatifs (cf. schéma du cycle de vie d’une facture).
Chaque étape est tracée, de l’émission à l’encaissement, garantissant une transparence totale pour les entreprises et l’administration.
Concrètement, dès lors que le fournisseur émettra une facture, la plateforme agréée va faire des tests techniques et fonctionnels. Elle sera à même de dire dès le départ si elle rejette ou pas la facture. Si elle la rejette, le fournisseur sera dans une situation où il devra corriger la facture et sans doute la réémettre pour qu’elle soit acceptée techniquement.
Si la plateforme agréée accepte le document transmis, il sera considéré comme déposé. À partir de ce moment-là, la facture va cheminer jusqu’à la plateforme agréée de réception du client qui va elle aussi, une fois encore, faire des tests techniques et fonctionnels concernant le document. Et si ces tests sont OK, le document sera considéré comme mis à disposition de votre interlocuteur.
L’acheteur, dans ce cas, une fois la facture reçue, pourra refuser. Attention, le refus devra être justifié par un motif choisi parmi une liste fixée par la DGFI. Ça va rendre quelque part un peu plus verbeux le fait de refuser une facture et surtout l’information de refus est transmise aussi aux impôts.
Lorsque l’acheteur va valider la facture, il va pouvoir passer et procéder à son paiement et le fournisseur devra constater derrière, par un statut d’encaissement, la réception de ce paiement.
Toutes nos solutions Erp et de gestion commerciale viticoles répondront aux exigences réglementaires.
En savoir plus sur les Statuts de cycle de vie.
Se préparer à la facturation électronique
Quels impacts pour les ERP viticoles ?
La réussite de la transition vers la facturation électronique dépend de la capacité de votre ERP à :
– Générer des factures conformes aux nouveaux formats avec l’intégration de toutes les informations qui seront obligatoires sur une facture.
– Communiquer avec une ou plusieurs plateformes agréées (PA).
– Gérer les cas d’usage spécifiques (multi livraison, autofacturation, factures d’acompte, etc.).
iD Systemes accompagne ses clients avec des solutions évolutives, des outils de nettoyage de données (Clean FE), et des mises à jour pour garantir la compatibilité avec la réforme.
Les étapes clés pour réussir votre transition
- Constituer une équipe projet
- Cartographier les flux de facturation et faire l’inventaire des systèmes (ERP, logiciels comptables…)
- Mettre à jour votre ERP : vérifiez la compatibilité de votre version avec la réforme et planifiez la mise à jour si nécessaire.
- Nettoyer vos données : assurez-vous que les informations essentielles (SIRET, TVA, adresses, modes de paiement) sont correctement renseignées.
- Choisir votre plateforme agréée (PA) : comparez les offres selon vos besoins, vos cas d’usages et les coûts d’intégration.
- Tester avec les fournisseurs et clients clés, vérifier le suivi des statuts et mesurer le temps de cycle.
- Former vos équipes : sensibilisez vos collaborateurs aux nouveaux processus de facturation et de suivi.
Cas d’usage : ce qu’il faut savoir
Qu’est-ce qu’un ‘cas d’usage ?’
Ce sont des contextes de facturation qui permettent d’organiser comment les informations d’une facture trouvent leur place dans le modèle de données de la norme XP Z12-012 facturation électronique et cycles de vie.
Chaque cas d’usage détermine également comment les statuts de cycle de vie sont utilisés, créés et échangés entre les différents acteurs de chaque transaction (le Vendeur, l’Acheteur, les plateformes, et les tiers : sous-traitants, affactureurs, tiers factureurs…).
39 cas d’usages sont identifiés et leurs flux normés, ils doivent permettre de répondre à toutes les situations de facturation présentes dans les échanges commerciaux en France.
Bon à savoir :
La norme XP Z12-014 n’oblige pas les PA à savoir traiter tous les cas d’usages.
› Certaines PA seront donc spécialisées sur des cas d’usages et les métiers utilisateurs utilisant ces cas d’usages.
› Orisha Agrifood vous préconise d’analyser vos cas d’usages et de faire valider la liste à votre PA avant signature de contrats.
Quelques cas d’usages importants rencontrés chez nos clients vins & spiritueux
Cas n°1 : Multi Livraison / Multi Commande
✔️ La norme européenne EN16931 ne permet pas de gérer nativement les factures regroupant plusieurs commandes ou livraisons. Ce cas d’usage requiert d’utiliser dans les envois de factures une extension Française à la norme Européenne : EXTENDED-CTC-FR.
✔️ Cette extension permet de faire référence à une commande ou de spécifier une adresse de livraison au niveau de chaque ligne de la facture
✔️ Les solutions Orisha Agrifood intègreront nativement la gestion des multi expéditions si vous en avez l’usage dans votre quotidien
Cas n°8 : Affacturage : Facture à payer à un tiers déterminé lors de la facturation
› Ce cas implique lui aussi la gestion de l’extension Française EXTENDED-CTC-FR dans le profil EN16931 de la norme Européenne
Cas n°19b : Auto-facturation
› Ce cas implique lui aussi l’usage de l’extension Française EXTENDED-CTC-FR dans le profil EN16931 de la norme Européenne
› Attention aux Prérequis de ce cas :
- Cette pratique implique que l’ACHETEUR dispose d’un mandat de facturation de la part du VENDEUR (contrat signé).
- L’ACHETEUR doit comptabiliser des factures d’achat qu’il émet
- Mentions obligatoires : La facture doit comporter toutes les mentions légales requises, identiques à celles d’une facture classique, avec en plus la mention spécifique « Autofacturation »
- La numérotation chronologique doit être dédiée à chaque fournisseur et unique dans le système de comptabilité, il faut donc par exemple préfixer les numéros avec le numéro de fournisseur.
Cas n°20 et 21 : Facture d’acompte et facture définitive
› Rappel Important : En France, depuis le 01/01/2023, l’émission d’une facture d’acompte est obligatoire dès qu’un acompte est versé par un client, conformément à l’article 289 du Code général des impôts. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs. Il est important de noter que depuis cette date la TVA devient exigible dès l’encaissement de l’acompte, même pour les livraisons de biens.
› Une facture définitive doit impérativement référencer les factures d’acomptes, soit en ligne (préférable), soit en bas de facture. Si bas de facture, en cas d’acomptes multiples ou multiples taux de TVA l’auto complétion de la déclaration de TVA est faussée et devra être finalisée à la main.
Conclusion des cas d’usages
› Une bonne connaissance de vos cas d’usages est importante, car la facturation électronique vous imposera un respect des obligations légales sur le contenu et sur la forme.
La facturation électronique est une opportunité pour la filière viticole de moderniser ses pratiques, de gagner en efficacité et de renforcer sa conformité. En anticipant dès maintenant, vous transformez une contrainte réglementaire en levier de performance. Les équipes d’Orisha Agrifood sont à vos côtés pour vous accompagner à chaque étape de cette transition.
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