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Dans le secteur des vins et spiritueux, la tenue rigoureuse des stocks n’est pas seulement une bonne pratique de gestion : c’est une obligation réglementaire. Chaque année, les opérateurs doivent procéder à un inventaire de leurs stocks physiques et transmettre à l’administration fiscale — plus précisément aux services des douanes — une Déclaration Annuelle d’Inventaire (DAI). Cette formalité permet de faire le point sur l’état réel des marchandises détenues, de mesurer les écarts éventuels entre stocks théoriques (comptabilité matière / enregistrement des entrées-sorties) et stocks physiques — c’est-à-dire ce qui est effectivement présent en cave, chai ou entrepôt.
Lorsque ces écarts révèlent des pertes (vol, casse, écoulement non enregistré, évaporation, etc.) ou des manquants, la DAI constitue le cadre légal dans lequel ces écarts sont déclarés — et, le cas échéant, fiscalisés (droits d’accises, taxation).
Qu’est-ce que la DAI — cadre juridique et obligation
🔎 Définition et finalité
La DAI consiste en une déclaration annuelle par laquelle l’opérateur constate ses stocks physiques réels et les compare à ses stocks « théoriques » — ceux résultant de la comptabilité matière.
Son objectif : repérer les pertes, manquants ou écarts de stock — et, selon le cas, les déclarer aux autorités compétentes, notamment pour le calcul des droits d’accises.
👤 Qui est concerné
Sont concernés :
les producteurs / récoltants-vinificateurs,
les négociants-vinificateurs,
les caves coopératives,
plus largement tout opérateur ayant la qualité d’« entrepositaire agréé » détenant des stocks de vins, moûts ou produits viti-vinicoles soumis à accises.
🗓️ Calendrier et modalités de déclaration
En application du IV de l’article 286 I de l’annexe II au code général des impôts (CGI), l’entrepositaire agréé doit procéder à un inventaire en fin de campagne. Cet inventaire de fin de campagne lui permet de constater le stock réel dont il dispose pour chacun de ses produits.
Pour les opérateurs relevant de la campagne viticole (récoltants-vinificateurs, caves coopératives), l’état des stocks est mesuré au 31 juillet et la DAI doit être déposée entre le 31 juillet et le 10 septembre.
Pour les autres opérateurs (négociants, etc.), la DAI intervient après la fin de l’exercice commercial, et doit être déposée au plus tard le 10 du deuxième mois suivant cette date.
Depuis quelques années, la déclaration peut se faire en ligne via le portail des douanes, même si en certains cas la version papier reste encore permise.
Bon à savoir :
✔️ La DAI demeure obligatoire même si le stock réel correspond exactement au stock théorique — il s’agit de confirmer l’absence d’écart.
✔️ La clôture d’un inventaire annuel a un impact sur les stocks de début de la 1ère DRM du nouvel exercice.
Pertes & manquants : définitions, seuils, taxation
Qu’entend-on par « pertes » ou « manquants » ?
Stock théorique : volume attendu à la fin d’un exercice, calculé à partir du registre de cave ou de la comptabilité matière, incluant toutes les entrées (réception, production, remontage, etc.) et sorties (ventes, transferts, conditionnements, etc.).
Stock réel : quantité physiquement présente au moment de l’inventaire.
L’écart entre ces deux valeurs représente les écarts de stock. Selon le cas, il s’agit de pertes (casse, évaporation, erreurs de comptabilité, etc.) ou de manquants (vol, disparition, fuite, erreur, etc.).
Seuils de tolérance et droits d’accises
Les autorités fiscales admettent des taux de pertes « normaux », considérés comme inévitables du fait des procédés d’élaboration, de stockage ou de conditionnement.
Il existe alors une exonération de droits dans la limite des taux annuels définis dans l’article 50-0 K du code général des impôts.
Il convient donc de retracer les opérations de l’année par typologie pour vérifier si particuliers.
L’opérateur peut aussi demander un taux personnalisé (approuvé par la douane), s’il justifie d’un mode spécifique de stockage ou d’un historique de pertes conforme.
Pourquoi la DAI est-elle essentielle : enjeux et risques
Conformité réglementaire
La DAI répond à une obligation légale inscrite dans le cadre du Code général des impôts (CGI), article 286 I de l’annexe II. Tout entrepositaire agréé doit déclarer son stock réel annuel.
L’absence de dépôt, ou le dépôt en retard, peut exposer à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou douanier.
Transparence et traçabilité
La DAI impose une transparence sur les flux de stocks — entrées, sorties, conditionnements, pertes — ce qui fait de la comptabilité matière un outil de traçabilité indispensable. Cette transparence permet de prévenir les fraudes, le détournement ou l’écoulement non déclaré de volumes.
Contrôle des écarts — prévention des pertes non maîtrisées
Quand la DAI révèle des écarts significatifs (manquants, pertes supérieures aux taux autorisés), cela doit déclencher une investigation : erreurs d’enregistrement, oubli de facturation, casse, vol, dysfonctionnements logistiques, etc.
En identifiant ces points faibles, l’opérateur peut améliorer ses process — inventaires internes réguliers, meilleure gestion des flux, sécurisation des caves et entrepôts.
Gestion financière — réduction du risque fiscal
Une gestion rigoureuse permet de limiter les volumes soumis à taxation — en restant sous les seuils de tolérance, ou en justifiant un taux de perte adapté. À défaut, le cumul de petits écarts mal contrôlés peut entraîner un surcoût fiscal important.
En outre, des écarts trop importants ou récurrents peuvent alerter les services douaniers et donner lieu à des contrôles renforcés à l’avenir.
Comment bien préparer sa DAI : les bonnes pratiques
Voici les principales recommandations opérationnelles pour bien préparer la DAI — éviter les erreurs, faciliter le dépôt, et minimiser les risques liés aux pertes et manquants.
Tenue rigoureuse de la comptabilité matièreS
Traitement de la DAI dans iDRegiFlow
- Maintenir une comptabilité matières informatisée qui recense toutes les entrées, sorties, mises en bouteille, transferts internes, etc. Les écritures des comptes doivent être fiables, complètes.
- Pour plus d’efficacité, utiliser un logiciel de comptabilité matières compatible avec les obligations réglementaires. Plusieurs solutions du marché comme iDRegiFlow permettent de suivre les flux mensuels, de préparer la DAI ou la Déclaration Récapitulative Mensuelle (DRM), etc.
La cohérence entre ce qui est enregistré dans le logiciel et ce qui est physiquement en cave est essentielle pour éviter les écarts non justifiables.
Anticiper, ne pas attendre le dernier moment
Le dépôt de la DAI ne doit pas être remis au tout dernier jour : le téléservice peut être surchargé, et l’erreur de saisie ou la non-validation peuvent poser problème. Il est recommandé de s’y prendre en amont.
De plus, dès la validation, conserver une preuve de dépôt (PDF, impression papier…), pour justifier la date et le contenu de la déclaration en cas de contrôle.
Réaliser des inventaires intermédiaires (inventaires tournants)
Même si la DAI est une formalité annuelle, il peut être judicieux de faire des inventaires partiels réguliers au cours de l’année — sur les vins à forte rotation, les produits les plus sensibles, après des périodes de forte activité (fêtes de fin d’année…). Cela aide à détecter les écarts rapidement, plutôt que tout d’un coup à la fin de la campagne.
Si un écart est identifié en cours d’année (oubli de facturation, casse, mouvement oublié…), il faut le corriger dès que possible — en enregistrant le mouvement manquant, ou en facturant ce qui a été oublié, pour maintenir la cohérence entre stock physique et stock théorique.
Qualité des données et fiabilité des saisies
À la DAI, ce n’est pas le moment pour corriger des erreurs « historiques » : l’ensemble des mouvements (entrées-sorties) doivent avoir été correctement enregistrés — factures, transferts, ventes, conditionnements, etc. Un bon suivi comptable tout au long de l’année est donc une condition préalable.
Privilégier un seul support (registre ou logiciel). Multiplier les supports (papier + numérique) augmente le risque d’erreur, de double saisie ou d’omission.
En cas d’écarts : que faire si la DAI révèle des pertes ou des manquants ?
Lorsque l’inventaire réel ne correspond pas au stock théorique, l’opérateur doit analyser les causes, puis agir selon la nature de l’écart. Voici les démarches possibles :
Vérifier les causes internes : erreurs, oublis, casse
Oubli de facturation : il arrive qu’une sortie (vente, transfert, conditionnement) n’ait pas été saisie. Dans ce cas, il convient de régulariser le plus tôt possible, en saisissant la facture manquante. Cette correction aligne le stock théorique sur le stock réel.
Casse, casse de bouteilles, fûts endommagés, erreurs de conditionnement : si l’écart provient d’un événement réel (casse, perte physique), il faut enregistrer le mouvement correspondant (perte, retrait, sortie).
Mouvements omis ou erreurs de saisie : retracer toutes les entrées/sorties, vérifier que les enregistrements mensuels (via DRM ou comptabilité matière) sont correctement clos.
Si l’écart dépasse les taux de pertes autorisés : déclaration des manquants / taxation
Lorsque l’écart excède le seuil de pertes toléré — ou s’il s’agit de manquants inexpliqués — l’opérateur doit déclarer ces volumes dans la DAI. Ces manquants pourront faire l’objet des droits d’accises, selon la nature et la quantité.
Enquête interne, sécurisation des stocks
Un écart important doit susciter un audit interne : vérifier les processus de réception, de stockage, de sortie, de conditionnement, les accès à la cave, les contrôles d’entrée/sortie, etc. En cas de vol ou d’erreur récurrente, envisager des mesures correctives : inventaires plus fréquents, accès contrôlé, traçabilité plus fine, procédures internes renforcées.
Préparer la DAI avec soin — documenter les justifications
Lors de la déclaration, il est recommandé de documenter toute justification — taux de perte spécifique, événements particuliers (casse, rappel produit, retrait, don, etc.). Si un taux de perte personnalisé est utilisé, un justificatif peut être requis par la douane.
Tirer des enseignements de la DAI — audit interne, pilotage, prévention
La DAI ne devrait pas être considérée comme une simple contrainte administrative ou une obligation de conformité — elle peut devenir un véritable outil de pilotage et de contrôle interne.
Analyse des écarts : indicateurs de performance
En suivant chaque année l’écart entre stock théorique et stock réel, l’opérateur peut identifier des tendances :
augmentation des pertes de stockage (fuites, mauvais stockage),
pertes à l’élaboration ou au conditionnement (mauvaise maîtrise des process),
volumes manquants ou jamais enregistrés (casse, vol, erreur comptable, mauvaises pratiques),
besoins d’amélioration des process internes : stockage, transferts, formalisation des sorties, etc.
Ces indicateurs peuvent alimenter un plan d’action pour améliorer la fiabilité logistique, la sécurité, la traçabilité et la comptabilité matière.
Prévenir les risques — conformité, fiscalité, audits
Un taux de manquants ou d’excédents trop élevés peut déclencher l’attention des services douaniers, voire des contrôles plus fréquents. Une bonne tenue de la comptabilité matières, une DAI cohérente, des justificatifs structurés, une traçabilité rigoureuse sont autant de garanties de conformité en cas de contrôle.
En limitant les pertes — par de bonnes pratiques de stockage et de gestion — l’opérateur maîtrise mieux ses coûts de production, de stockage, de mise en bouteille, et évite des surtaxes liées à des manquants injustifiés.
Particularités pour les vins vs. les spiritueux, et cas des entrepôts fiscaux
Même si la plupart des principes s’appliquent tant aux vins qu’aux spiritueux, certaines spécificités méritent attention.
Les taux de pertes autorisés (élaboration, stockage, conditionnement) peuvent varier selon la nature du produit : vin tranquille, effervescent, moût, etc.
Pour les entrepôts fiscaux ou les stockages en droits suspendus / droits acquittés, il peut être nécessaire de faire des inventaires distincts selon la détention. Par exemple, pour les vins en droits suspendus et en droits acquittés, la DAI peut exiger deux inventaires.
Si les produits sont stockés dans plusieurs entrepôts ou lieux — caves, chais, entrepôts externes — il faut veiller à centraliser les informations et segmenter les inventaires selon le lieu de stockage.
Ces particularités renforcent l’importance d’un bon outil de gestion des stocks et d’une organisation rigoureuse.
Conclusion & recommandations pratiques
La DAI n’est pas une simple formalité administrative : elle constitue un temps fort de la gestion des stocks pour les acteurs du vin et des spiritueux. Bien réalisée, elle offre un double intérêt :
conformité réglementaire et fiscale (obligation, transparence, traçabilité) ;
pilotage interne : audit des pertes, détection des écarts, amélioration des process, sécurisation, contrôle des coûts.
Pour tirer pleinement parti de la DAI — et éviter les mauvaises surprises — voici les recommandations principales :
Maintenir une comptabilité matières fiable, rigoureuse, unique, de préférence informatisée.
Utiliser un logiciel de gestion des stocks / comptabilité matière compatible avec les obligations (DRM mensuelle, DAI, mouvements de stocks).
Réaliser des inventaires intermédiaires au cours de l’année (inventaires tournants) pour détecter rapidement les écarts.
Documenter scrupuleusement toutes les sorties, pertes, casses, transferts, conditionnements, dons, retraits — avec justificatifs.
Ne pas attendre le dernier moment pour préparer et déposer la DAI — anticiper, organiser, vérifier l’exactitude des données.
Si nécessaire, demander à l’administration un taux de pertes personnalisé, en justifiant la nature du stockage, le mode d’élevage, etc.
En cas d’écart important, mener un audit interne pour identifier les causes — erreurs, process, comptabilité, vol, mauvaise gestion — et mettre en place des mesures correctives.
En définitive, la DAI, correctement préparée et exploitée, dépasse largement son rôle de déclaration administrative : elle devient un véritable outil de contrôle de gestion, de fiabilité comptable, de maîtrise des risques et de pilotage stratégique pour toute structure viticole ou de négoce vin/spirits.
